Bien-être au travail

Les 8 étapes clés de l’Onboarding

Publié le 11/09/2019

Pour commencer, il existe des étapes incontournables dans l’onboarding, mais il y a surtout autant de procédures d’intégration que d’entreprises. À vous de personnaliser ces 8 étapes clés pour que votre onboarding soit le reflet de votre culture d’entreprise.

 

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Etape 1/ Préparer l’arrivée de votre nouveau collaborateur
  • Préparer le contrat et les documents de mutuelle
  • Rassembler le matériel : fournitures, téléphone, ordinateur
  • Prévoir la voiture de fonction
  • Créer les identifiants informatiques, l’adresse mail
  • Configurer l’ordinateur avec les logiciels internes
  • Donner un accès au serveur et un accès au réseau social d’entreprise
  • Faire une check-list pour éviter les oublis
  • Prévoir les cartes de visite
Etape 2/ Informer et mobiliser les équipes en interne
  • Prévenir les fonctions support : le service comptabilité, le service RH, le service informatique, le service communication
  • Informer les équipes, à travers une réunion de préférence, pour préciser les objectifs du recrutement et la date d’arrivée du nouveau collaborateur
  • Mobiliser l’équipe au sein de laquelle il travaillera directement: définir un parrain/tuteur volontaire qui deviendra son interlocuteur privilégié

Etape 3/ Accueillir "digitalement" le nouvel arrivant

  • Envoyer un SMS la veille pour entamer une relation de confiance (Envoi par le Dirigeant ou le N+1 selon la taille de l’entreprise)
  • Faire un message de bienvenue sur la boite mail du nouvel arrivant, de la part de chaque salarié de l’équipe pour le mettre à l’aise dès le 1er jour

Etape 4/ Accueillir physiquement le jour J

  • Remettre un welcome pack : livret d’accueil, organigramme, accessoires corporate… Soyez créatif !
  • Partager un petit déjeuner ou déjeuner avec l’équipe (Seul 52 % des entreprises prévoient un déjeuner ou un petit déjeuner d’accueil*)
Etape 5/ Présenter l’équipe, les locaux et la culture d’entreprise
  • Présenter l’équipe au sein de laquelle la personne va travailler. Une personne de l’équipe pourra prendre en charge la présentation des interlocuteurs clés (RH, Responsable CE, etc.).
  • Visiter les locaux : se repérer, donner les consignes de sécurité (seul 69 % des nouveaux salariés en bénéficient*)
  • Présenter le poste avec idéalement une feuille de route écrite cadrant les 1ères missions et les deadlines importantes
  • Présenter la culture d’entreprise
Etape 6/ Créer un plan de formation adapté au poste
  • Mettre en place un « parcours type » de formation sur une période donnée
  • Impliquer les salariés pour qu’ils dispensent des micro-formations sur des sujets les concernant (ex : classement sur le serveur interne, utilisation de l’ERP, etc.)

Etape 7/ Faire des entretiens de suivi réguliers

  • Prévoir un rapport d’étonnement/satisfaction le 1er mois
  • Programmer un Feedback formel au milieu de la période d’essai
  • Finaliser la période d’essai avec un entretien tourné vers l’avenir (Feedforward)

Etape 8/ Intégrer le salarié au sein des équipes

  • Pour fédérer l’équipe, l’idéal reste le Team Building
  • Si vous n’êtes pas dans le bon timing, n’hésitez pas à prévoir une petite activité à l’extérieure pour renforcer les liens dans un contexte différent

Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour créer votre propre version de l’onboarding. Et surtout le faire évoluer en demandant des retours systématiquement à ceux qui en ont bénéficié.

Quoi qu’il en soit, avoir des retours d’expérience est le meilleur moyen de s’améliorer pour répondre au mieux aux attentes de ses futurs collaborateurs et éviter les erreurs d’intégration.

 

 

Boite à idées pour personnaliser votre onboarding

#IlEtaitUneFois

Ecrivez votre livret d’accueil en adoptant la technique du storytelling. En remplaçant la frise chronologique par une histoire bien contée, vous continuerez de susciter une curiosité positive. D’où venons-nous? Où en sommes-nous ? Où allons-nous ?

 

#TousPourUnEtUnPourTous

Profitez de l’arrivée d’un nouveau collaborateur pour remobiliser les équipes autour d’un projet de vie d’équipe commun. Ainsi, on s’engage sur de meilleures pratiques, on initie de nouvelles réflexions… une arrivée est l’occasion de se regarder dans le miroir pour être capable de montrer/donner le meilleur de soi dans la phase de transmission des savoirs.

 

#JouerC’estGagner

Inspirez-vous des jeux de société pour fabriquer le vôtre avec les grandes dates de l’entreprise, ses valeurs, ses projets emblématiques, etc… Les taux de mémorisation et d’engagement seront bien plus importants.

 

#UnTiensVautMieuxQueDeuxTuL’Auras

Si vous souhaitez offrir un petit cadeau dans votre Welcome Pack, ne partez pas sur un goodies classique, restez au plus proche de votre ADN. Par exemple, chez Imagreen, nous offrons un arbre à planter sur le projet de leur choix à toutes nos nouvelles recrues.

 

Sources des statistiques : Cadre Emploi 

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