Office manager – Assistant administratif

     Ref: AADM/ENER/PARIS/MVE
Lieu : Paris Type : CDD ou mission Expérience : 3 - 5 ans Date de publication : 14/08/2019

Office manager – Assistant administratif Réf.AADM/ENER/PARIS/MVE

Activité : Énergie
Contrat : CDD ou mission
Localisation :

Société :

Nous recrutons pour une mission de 6 mois suivie d’une embauche en CDI pour notre client, société internationale spécialisée dans la construction et l’exploitation de parcs éoliens, un ou une « Office manager – Assistant(e) Administratif ».

Sous la direction du directeur France, vous assurez la coordination administrative pour l’ensemble des sites de la société et optimiser le temps et le quotidien professionnel de l’ensemble des collaborateurs de la société.

L’Office Manager est directement placé(e) sous la responsabilité du directeur France. Interlocuteur privilégié(e) de l’ensemble de l’équipe du groupe en France, l’Office Manager accomplit toutes les tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.

Mission :

  • Accueil physique et orientation des visiteurs (livreurs, clients, fournisseurs, etc.)
  • Gestion du standard (traitement des appels entrants et dispatching)
  • Gestion des salles de réunion.
  • Réception et dispatching du courrier entrant et sortant, numérisation et archivages.
  • Assistance à la rédaction des réponses aux courriers entrants
  • Gestion de la messagerie générale de l’entreprise (traitement des emails, dispatching, etc.)
  • Gestion des déplacements des collaborateurs (réservations trains, vols, hôtels, véhicules de location, etc.) ;
  • Gestion des frais généraux (commandes de fournitures et consommables) ;
  • Support dans le cadre des différents événements internes ou externes (séminaires d’entreprise, inauguration, visites, repas d’affaire, etc.).
  • Administration des contrats
  • Gestion des contrats relatifs aux locaux (baux, électricité, gaz, entretien, recyclage, etc.) 
  • Gestion de la flotte de véhicules (commandes LLD, suivi entretien / maintenance, assurance, cartes carburant, gestion des contraventions, etc.) ;
  • Gestion et suivi des contrats avec les services postaux et/ou société(s) de transport.

Profil :

  • Vous avez un profil de gestionnaire administratif et justifiez d’une première expérience sur un poste similaire
  • Vous avez d’excellentes qualités relationnelles et faites preuve d’esprit d’équipe
  • Professionnalisme et grande disponibilité, vous avez le sens du service
  • Excellentes qualités organisationnelles
  • Polyvalent, rigoureux, organisé et autonome
  • Langues : français et anglais, l’italien serait un plus
  • Aisance avec les outils bureautiques (pack Office) 
  • La connaissance de l’ERP SAP serait un plus

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